Requisition ID: req51033

Job Title: Asistente de Operaciones

Sector: Operations

Employment Category: Regular

Employment Type: Full-Time

Open to Expatriates: No

Location: Guatemala

Work Arrangement:In-person

Job Description

ANTECEDENTES :

El Comité Internacional de Rescate (IRC) responde a las peores crisis humanitarias del mundo, ayudando a la gente a sobrevivir y reconstruir sus vidas. Fundado en 1933 a petición de Albert Einstein, el IRC proporciona una atención vital y una asistencia que cambia la vida de las personas desplazadas y refugiadas que se ven obligadas a huir de guerras o catástrofes. Trabajando hoy en más de 40 países y 22 ciudades de Estados Unidos, devolvemos la seguridad, la dignidad y la esperanza a millones de personas desarraigadas y que luchan por sobrevivir. El IRC lidera el camino de los daños en el hogar.

El Salvador, Guatemala y Honduras, denominados Norte de Centroamérica (NCA), se enfrentan a una emergencia compleja y a una crisis humanitaria sub-prioritaria de naturaleza multi-causal. La pandemia de COVID-19, junto con los recurrentes desastres naturales, no han hecho sino intensificar las necesidades básicas de grupos históricamente marginados, poniendo en riesgo su bienestar mental y físico a largo plazo. En noviembre de 2020, se estimaba que había un total de 9,2 millones de personas necesitadas (PIN) de asistencia humanitaria; esta cifra representaba un aumento del 77% en comparación con los datos de principios de 2020.

En este contexto, el IRC responde a las personas necesitadas a través de servicios de prevención y respuesta a la violencia de género, servicios de protección infantil, coordinación de la protección, promoción, información receptiva y asistencia en efectivo polivalente. Las actividades en los lugares de destino se determinan en colaboración con las partes interesadas locales, lo que permite adaptar la respuesta a las consideraciones micro contextuales y a las preferencias de la comunidad. El IRC colabora estrechamente con los socios locales en cada lugar .

ALCANCE DEL TRABAJO :

El Asistente de Operaciones será responsable de apoyar en todas las actividades administrativas y áreas operativas según el plan estratégico de IRC, asegurando qu e respondan a las necesidades de oficina y el equipo programático .

El empleado tendrá su sede en Guatemala , pero puede realizar visitas a otras áreas de País .

Estructura Organizacional:

El cargo de Asistente de Operaciones estará bajo supervisión directa de l Coordinador de Operaciones de IRC Guatemala y tendrá una comunicación constante con los diferentes miembros del equipo de operaciones.

El / la asistente de operaciones deberá realizar las siguientes tareas :

ADMINISTRACIÓN

• Asegurar y llevar el control de todas las solicitudes administrativas , de oficina y de servicios generales , así como las solicitudes de pago se presenten de manera incluyendo : rentas de oficinas y personal expatriado, energía eléctrica, servicio de celular corporativo, internet, seguridad, otros .

• Apoyar con el pedido de suministros e insumos que sean requeridos para el equipo de operaciones y que sean de uso para oficinas.

• Llevar el control y manejo de caja chica de la oficina de Guatemala, asegurando el cumplimiento de la política establecida.

• Apoyar y mantener el control de hospedajes para el personal operativo y programático , así como la gestión de pago correspondiente.

• Mantener actualizado el control de visitas, con el apoyo de la Coordinadora de Operaciones a fin de verificar que cuenten con hospedaje y servicios de traslado durante su estadía.

• Mantener actualizado el listado de teléfonos de los empleados.

• Llevar el inventario de suministros de oficina, toner, insumos de consumo y limpieza.

  ADQUISICIONES

• Apoyar en la solicitud de documentos que sean requeridos para la validación y/o creación de vendors.

• Apoyar cuando se solicite, en la recepción de bienes y/o servicios que sean requeridos por las unidades operativas.

  LOGISTICA

• Comunicar de manera oportunidad con el Asistente de Logística, los diferentes traslados que sean requeridos para visitas y personal que viaja de Guatemala hacia otro país.

• Apoyar, cuando le sea requerido, en la actualización del inventario físico.

• Coordinar los arreglos de viaje para el personal del programa y visitantes incluyendo hospedajes y transporte.

  Otras Responsabilidades :

• Cuando sea necesario, ayudar al personal de IRC de la oficina de Guatemaa a realizar tareas administrativas sencillas, como llevar registros físicos y digitales, hacer fotocopias, mensajería , entre otros.

• Seguir los nuevos procedimientos y lineamient os designados por la Directora /o de Operaciones para la región y a nivel local el Coordinador de Operaciones.

  REQUERIMIENTOS:

• Estudiante universitario de carreras: Administración, ingeniería industrial, mercadeo o afines

• 2 años de experiencia en posiciones similares

• Destreza numérica y razonamiento lógico

• Experiencia en controles administrativos .

• Manejo de paquete de office a nivel avanzado , correo electrónico, teléfono y otras aplicaciones.

• Capacidad de aprendizaje rápido y trabajo en equipo .

• Elaboración de reportes y documentos administrativos .

  ESTÁNDARES PROFESIONALES:

  Estándares de conducta profesional: Los trabajadores de IRC deben adherirse a los valores y principios descritos en IRC Way - Estándares de conducta profesional. Estos son Integridad, Servicio y Responsabilidad. De acuerdo con estos valores, el IRC opera y hace cumplir políticas sobre Protección de Beneficiarios contra la Explotación y el Abuso, Protección de Menores, Acoso Anti-Lugar de Trabajo, Integridad Fiscal y Anti-Represalias.

  Igualdad de género : IRC se compromete a reducir la brecha de género en los puestos de liderazgo. Ofrecemos beneficios que brindan un entorno propicio para que las mujeres participen en nuestra fuerza laboral, incluyendo licencia parental, protocolos de seguridad sensibles al género y otros beneficios y subsidios de apoyo.

  Empleador de igualdad de oportunidades: IRC es un empleador de igualdad de oportunidades. IRC considera a todos los solicitantes sobre la base del mérito sin tener en cuenta la raza, el sexo, el color, el origen nacional, la religión, la orientación sexual, la edad, el estado civil, el estado de veterano, la discapacidad o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable.

  Qualifications